Pengertian Surat Lengkap Dengan Fungsi, Jenis dan Contohnya

Pengertian surat adalahsarana informasi tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak untuk menyampaikan suatu informasi atau berita kepada pihak lain. Arti kata surat sebenarnya sangat mudah dipahami sebagai media. Namun, saat ini surat sudah jarang sekali digunakan, karena perkembangan zaman, semakin memudahkan orang untuk menggunakan alat yang lebih canggih, sehingga pesan atau informasi dan berita yang ingin disampaikan cepat terkirim pada pihak yang tertuju.

Surat juga memiliki berbagai fungsinya yang bisa digunakan. Lalu apa saja fungsi surat. Berikut ulasannya

Fungsi Surat

Surat memiliki berbagai fungsi, adapun fungsi surat adalah

  1. Sarana pemberitahuan kepada pihak lain
  2. Surat juga dapat digunakan sebagai sarana permintaan pada lain pihak
  3. Buah pikiran
  4. Sebagai sarana komunikasi
  5. Surat juga dijadikan sebagai alat untuk mengingat
  6. Sebaga bukti historis
  7. Fungsi surat juga dijadikan sebagi pedoman kerja
  8. Menumpahkan ide ataupun gagasan

Selain fungsi, surat juga dibagi menjadi beberapa jenis surat. Yang termasuk ke dalam jenis-jenis surat adalah

Jenis Surat

Dilihat dari isi, bentuk serta bahasanya. Surat dapat dibagi menjadi tiga jenis, jenis suratdiantaranya adalah

  1. Surat pribadi
  2. Surat Dinas
  3. Surat Niaga
  4. Surat Resmi

Surat Pribadi

Surat pribadi adalah Surat yang biasanya ditujukkan seseorang untuk keperluan pribadi yang ditulis dengan menggunkaan bahasa yang tidak baku. Jadi surat pribadi sifatnya tidak mengikat, dan dapat dikirimkan tanpa batasan waktu.

Ciri-ciri surat pribadi

Adapun ciri-ciri surat pribadi adalah

  1. Tidak perlu menggunkaan kop surat
  2. Tidak menggunakan nomer surat
  3. Pada salam pembuka dan penutup lebih bervariasi
  4. Bahasa yang digunakan biasanya tidak formal, terserah si pengirim
  5. Format surat bebas, tidak memiliki aturan tertentu

Surat Dinas

Surat Dinas adalah Surat resmi yang dibuat oleh instansi tertentu ataupun lembaga yang bertujuan untuk keperluan dinas. Surat dinas sifatnya mengikat dan dikirimkan sesuai waktu, tidak dapat sembarangan. Bahasa yang digunakan juga harus menggunakan bahasa resmi dan formal.

Surat Niaga

Surat niaga adalah Surat yang dibuat oleh orang-orang atau suatu bahan usaha maupun perusahaan dengan tujuan untuk mencari keuntungan. Surat niaga ini dapat bersifat intern maupun ekstern. Secara intern artinya surat ini dapat langsung berhubungan dnegan perushaan langsung baik dari pihak pusat maupun cabang-cabangnya. Adapaun macam-macam dari surat niaga adalah

  1. Surat penawaran
  2. Surat pengaduan
  3. Surat pembayaran barang
  4. Surat pesanan
  5. Surat pengiriman
  6. Surat penagihan dan lain sebagainya

Surat Resmi

Surat resmi adalah Surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik untuk perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contohnya adalah surat undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi

Surat resmi juga memiliki ciri-ciri yang bisa dipedakan dengan surat lain, ciri-ciri surat resmi adalah

  1. Menggunakan kop surat
  2. Menggunakan nomer surat, lampiran dan juga perihal
  3. Bahasa yang dugunakan juga haruslah bahasa resmi
  4. Format pada surat ini sangat baku
  5. Salam pembuka dan penutup sesuai dengan keperluan
  6. Menyertakan cap maupun stempel resmi dari lembaga tertentu

Pengertian Surat menurut Ahli

  1. Agus Sugiarto, 2005 menjelaskan bahwa suratadalah sarana komunikasi yang digunakan oleh pihak tertentu kepada pihak lain dengan tulisan. Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan. Alat yang digunakannnya yaitu menggunakan kertas, menggunakan bahasa yang khas sesuai pengirim, menggunakan model maupun bentuk, dan juga menggunkaan kode notasi.
  2. YS Mario, 2000juga memberikan penjelasan mengenai definisi suratyaitu alat komunikasi tertulis ataupun sarana untuk menyampaikan suatu pernyataan maupun informasi secara tertulis kepada pihak satu kepada pihak lainnya.
  3. Yose Rizal, 2003 menerangkan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis atau sebagai jenis komunikasi tulisan.

Makna Surat

Surat memiliki makna tertentu. Makna surat adalah jika seseorang sedang membutuhkan sesuatu atau memiliki informasi yang penting yang harus segera disampaikan, maka pihak tersebut akan memberikan tanda dengan mengirimkan maksud pada pihak lain. Hal ini menandakan bahwa ada informasi yang harus diketahui oleh pihak tersebut.

Surat Menyurat

Surat menyurat adalah surat yang digunakan untuk kegiatan yang dilakukan oleh satu pihak kepada pihak lain secara terus menerus, yang kegiatannya dilakukan dengan saling berkirim surat. Kegiatan dari surat menyurat ini juga memiliki istilah sendiri yaitu korespondensi.

Selain itu ada juga surat masuk dan surat keluar. Apa itu surat masuk dan apa itu surat keluar. Berikut adalah penjelasan mengenai surat masuk dan juga surat keluar.

Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi ataupun perusahaan yang dikirimkan maupun ditulis dari seseorang atau sautu organisasi.

Surat Keluar

Surat keluaradalah surat-surat yang sudah dikeluarkan oleh seseorang atau dibuat suatu organisai maupun perushaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik dikirimkan oleh perseorangan maupun kelompok.

Sejarah adanya Surat

Sejarah surat berawal sejak manusia menemukan simbol dan juga tulisan. Ketika itu masih dalam bentuk yang sangat sederhana. Di Indonesia kegunaan surat menyurat sudah terjadi sejak kedatangan bangsa Eropa pada Masa Kutai, Tarumanegara, majapahit, Panjajaran, Sriwijaya dan juga Mataram. Naman dulu surat masih tergolong sangat sederhana yaitu berupa kulit kayu potongan bambu, daun lontar dan kulit binatang.

Di abad ke 17 sejak kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh belanda. Kegiatan surat menyurat yang ada di Indonesia mulai berkembang menjadi modern. Setalh pembuatan jalan pos oleh de Grote Postweg, kegiatan pos semakin lancar, dari anyer sampai denegan panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah dari Gubernur Jenderal Herman William Deandels.

Hal tyersebut membuat jarak te mpuh pos dari Jawa Barat sampai ke jawa Timur sebelumnya memakan waktu hingga 40 hari, yang dapat diperpendek dengan hanya 6 hari, karena adanya perbaikan.

Penggasan perangko yang pertama kali dipelo[ori oleh inggris pada tahun 1840 membuat sesuatu menjadi lebih mudah yaitu dalam bidang pertarifan pos. Pada saat itu Belanda yang sedang berkuasa di Indonesia mengikuti jejak inggris yang membuat perangko dengan menggambar raja inggris yaitu Williem III di tahun 1852.

Hal ini membuat perkembangan dalam surat menyurat di Indonesia berkembang pesat. Sehingga kolonial belanda membuat banyak pos di indonesia untuk mempermudah pengirian lebih cepat.

Meskipun kegunaan surat di masyarakat pada saat ini sudah semakin tergeser  dan sedikit yang mempergunakan karena adanya kecanggihan teknologi yang semakin modern dan memudahkan masyarakat dalam menyampaikan informasi tertentu, pada kenyataan surat masih juga banyak dibutuhkan dan masih terus digunakan di masyarakat.

Misalnya surat undangan pernikahan, surat edaran, surat perizinan, surat penerimaan, dan berbagai surat-surat lainnya. Selain itu, saat ini pengiriman surat juga tak perlu lagi membutuhkan waktu yang lama, hanya memerlukan beberapa waktu saja, surat yang dituju akan sampai ke tujuan.

Leave a Comment